Gestão de Tarefas em Equipes Dispersas

Para ser bem sucedida a gestão de tarefas em equipes dispersas demanda atenção em alguma ações específicas quando comparado com a gestão em equipes locais. Até penso que essas ações são válidas em qualquer caso particularmente quando a equipe local tem o benefício do home office, ou seja: na prática a equipe é local mas eventualmente tem membros que trabalham remotamente, fazendo home office. Uma vez que essa prática se torna mais e mais comum as necessidades percebidas nas equipes locais se aproximam daquelas percebidas nas equipes dispersas.

Comunicação Constante

O gestor de equipes dispersas deve estar constantemente disponível na ferramenta de chat e exigir essa mesma disponibilidade, conforme os horários acordados. As ausências por mais de 15 minutos (ou outra margem combinada) devem ser notificadas ao gestor para evitar qualquer mal estar. Na Arcadian usamos extensivamente o Skype tanto para chat escrito quanto para conferências por voz/vídeo, dando preferência para o chat escrito em função do registro que acontece nesses casos, possibilitando consultas e repasses posteriores.
A indisponibilidade de um membro da equipe não deve ser motivo para a interrupção da comunicação e o telefone ou e-mail devem ser usados normalmente. Reforço essa obviedade por perceber na prática que existe uma tendência nas pessoas a seguir um único caminho e facilmente interromper uma tarefa em função de um pequeno obstáculo, nesse caso aqui a indisponibilidade no chat. Já presenciei (muitas) situações assim:

- Fulano, como está a tarefa X ?
- Tive que parar porque não sei a senha do servidor e o Beltrano não está no Skype.
- Já ligou para o celular dele ?
- Não...

Formalização

A comunicação citada acima é aquela comunicação do dia a dia, a comunicação que se tem quando as pessoas estão fisicamente próximas. É interessante observar que mesmo para essa comunicação o uso do chat traz um benefício colateral que é o registro permanente do que foi escrito, "formalizando" uma comunicação tipicamente informal, ou seja: quando houver dúvida em relação a uma conversa, basta consultar a ferramenta de chat pois na verdade a conversa foi escrita e está registrada, permitindo não só a consulta, mas também o repasse daquela informação na forma original, via o tradicional copiar e colar.
A despeito dessa formalização que ocorre de forma periférica, tudo em relação a uma tarefa deve ser formalmente registrado. O que fazer, quando fazer, quem deve fazer, assim como o registro do que foi feito, por quem e quando foi feito e quaisquer situações adversas devem ser registrados. A gestão tanto da delegação quanto do histórico das tarefas demanda uma ferramenta especializada. Utilizar planilhas ou ferramentas de outros domínios (gerenciamento de projetos) é, no mínimo, amador. Não funciona em equipes locais e muito menos em equipes dispersas.
Um outro aspecto a se comentar é o legal/trabalhista. A formalização da delegação e da execução da tarefa são importantes do ponto de vista legal, quando o colaborador em regime CLT trabalha em regime home office.

Apontamento de tempo

O apontamento do tempo despendido em cada tarefa tem várias funções, incluindo a avaliação de performance individual ou da equipe, melhoria no processo de estimativa e faturamento pelo trabalho executado.
É essencial que a cultura da equipe adote e pratique um apontamento de tempo consciente. Não se pode permitir o apontamento vago de 8 horas com a observação "Trabalhando na tarefa X" e nem o excesso de detalhe do apontamento de 5 minutos "Fazendo o commit dos fontes". A adoção de padrões de descrição e unidades de tempo e sua incorporação na cultura da equipe são tarefas árduas mas que trazem resultados valiosos.

Disponibilidade das Informações

Outro aspecto que deve ser valorizado em equipes locais e mais ainda em equipes remotas é a disponibilidade das informações.
Independente do tamanho da equipe, não é bom que as informações estejam na cabeça das pessoas, ou na gaveta do gestor. É essencial que existam locais definidos onde informações sobre processos, documentos, procedimentos, recursos computacionais e etc. estejam claramente descridos e facilmente disponíveis.
Observe que não estou falando de informações estáticas somente. Informações dinâmicas tais como novos endereços de servidores, alterações no ambiente e etc. devem ser disponibilizados imediatamente, ou seja: tanto o ato de se buscar a informação antes de perguntar informalmente, quando o ato de se disponibilizar a informação em local conhecido devem ser incorporados ao dia a dia.

Ferramenta

Já citei antes que considero essencial que se use uma ferramenta específica de gestão de tarefas, de preferência que agregue o máximo possível das necessidades que comentei acima. Tive a oportunidade de trabalhar com muitas ferramentas de gestão de tarefas, incluindo as mais famosas (Bugzilla, Mantis, Jira) e atualmente uso o OpenProject. Considero o OpenProject a melhor que já trabalhei, principalmente em função do equilibrio entre gestão de tarefas e gerenciamento de projetos, permitindo uma transição suave da visão de alto nível do projeto como um todo para a visão detalhada das tarefas a serem efetivamente executadas.
No futuro (próximo, eu espero) vou entrar mais em detalhes sobre o OpenProject e suas características.