Na frente do agronegócio, os problemas clássicos do recebimento e despacho rodoviários vão do controle do trânsito dos caminhões, fraudes, controle da qualidade e processo ineficiente entre outros, sendo que a todo momento surgem soluções computacionais para enfrentar esses problemas.
Faço abaixo algumas considerações sobre os principais artefatos e pontos do processo que envolve a carga e descarga granel rodoviário citando os momentos onde o processo pode, e deve, ser otimizado através de soluções computacionais.
Controle do trânsito dos Caminhões
Além das clássicas filas nas portas dos terminais, o controle e limitação do trânsito de caminhões é relevante também por questões ambientais e conservação das estradas. O problema vai muito além das reportagens cujo foco eram as filas intermináveis em Santos e Paranaguá. O aumento expressivo do fluxo de exportação pelos terminais no norte do país, por exemplo, somado à tradicional ineficácia dos administradores públicos, fez com que prosperidade e o caos andassem lado a lado e tornou-se essencial a limitação do fluxo de caminhões não somente pelo impacto no trânsito local mas também por questões ambientais e de conservação das estradas. A despeito dos motivos da limitação o uso de pátios externos aos terminais se tornou praxe, eventualmente até obrigatório, e o controle adequado da chegada ao pátio e despacho do caminhão ao terminal é parte importante do processo. O uso de sistemas de controle de pátio e agendamento serve de apoio mas tem valor particularmente limitado se o tempo dos caminhões dentro do terminal for irregular ou se a integração com o TOS (Terminal Operating System) for deficiente. O fluxo deve ser controlado de forma contínua desde o momento do agendamento até a saída do terminal ao fim do processo de carga/descarga garantindo tanto a operacionalização quanto o fornecimento de insumos para a melhoria do processo, através de relatórios gerenciais eficientes e coleta de indicadores (KPIs) relevantes.
Controle de Pátio e Agendamento
Os pátios de caminhões podem ser compartilhados ou de uso exclusivo de um único terminal. Seja o pátio de uso exclusivo ou compartilhado o número de vagas simultâneas tem limitação física em um determinado momento e para evitar que as filas sejam simplesmente transferidas da portaria do terminal para a portaria do pátio, o processo de agendamento deve respeitar essa restrição através da limitação do número vagas em um período de tempo por terminal. Eventualmente o terminal pode restringir ainda mais, determinando o número de vagas disponível por cliente e/ou produto. No momento em que um transportador agenda a chegada dos caminhões no pátio ele deve ser alertado quanto à eventual falta de vagas para aquele horário e direcionado para o próximo período com vagas disponíveis.
Apesar desse controle de vagas ser o ponto principal, o agendamento prévio serve também como um acelerador do processo, desde que nesse momento sejam informados dados relevantes sobre aquele transporte, tais como tipo do veículo, placa, dados do motorista e documentos da carga, de modo que o TOS possa otimizar o recebimento da carga e liberação do caminhão.
Triagem
A triagem tem o objetivo de garantir que o caminhão que chega à portaria do terminal está preparado para entrar, com as documentações da carga, caminhão e motorista conferidas. Alguns terminais fazem o cadastro, inclusive biométrico, do motorista nesse momento enquanto outros, geralmente alfandegados, fazem também a validação do motorista contra listas de pessoas proibidas de entrar na instalação. Apesar da triagem não ser uma etapa obrigatória do processo certamente ela acelera a etapa do recebimento evitando contratempos na chegada ao terminal.
Nota Fiscal
Um terminal que busque a otimização dos processos não pode permitir que as notas fiscais sejam digitadas. São essenciais, então, as integrações entre os sistemas para a transferência automática das informações das notas fiscais ou, alternativamente, a integração com a receita para a recuperação das notas. Considero este último como alternativa válida porém, em função das restrições de segurança da API da receita, somente se não houver a possibilidade de recebimento da nota fiscal via interface ou agendamento. Um detalhe importante e bastante desprezado é o uso leitor de código de barras para a leitura da chave NFe no momento da associação da nota com caminhão, ou na conferência dessa associação.
Recebimento no terminal e pesagem de entrada
O tempo de estadia do caminhão no terminal deve ser o menor possível, e o correto posicionamento do OCR e/ou biometria (ou crachá/smartcard) deve ter o objetivo de minimizar, ou mesmo evitar completamente, a interação humana com o TOS. A pesagem de entrada deve, além de ser automática, ser o mais automatizada possível evitando erros e possibilidades de fraudes. Outro fator importante aqui é o correto posicionamento das cancelas e displays, integrados ao OCR/biometria através do TOS.
Classificação
Em terminais onde ocorre classificação o TOS deve restringir a descarga de caminhões fora da faixa permitida mas deve ter flexibilidade para autorizar exceções (por operadores com permissões especiais) registrando a operação excepcional em detalhes. Aqui, além da integração com os equipamentos de medição, a integração com as cancelas e displays também é importante, pois o TOS deve abrir ou fechar as cancelas corretas, direcionando o veículo para a saída ou para a descarga, inclusive considerando que existem terminais que pesam caminhões recusados e outros que não.
Pesagem de saída e liberação
Além das integrações similares à pesagem de entrada, após a pesagem de saída ocorre o registro da saída/entrada da carga no estoque, a liberação do caminhão e a emissão do ticket de pesagem. Em terminais mais automatizados essa etapa também não tem interação humana e o próprio motorista retira o ticket de pesagem direto da impressora ao mesmo tempo em que devolve o crachá ou smartcard.
Ticket de Pesagem
Sendo o ticket de pesagem um documento usado para comprovação da descarga/carregamento e comumente usado para remuneração do motorista, ele é particularmente suscetível a fraudes. Os TOS mais modernos oferecem mecanismos antifraude através de interfaces com outros sistemas, códigos de barras ou QR Code ou ainda combinações dessas soluções.
Interfaces entre Sistemas
Assim como nos circuitos elétricos, o tráfego de informações entre sistemas tem sua própria impedância. A despeito do TOS abordar todo o processo desde o agendamento da viagem até a liberação do caminhão ao sair do terminal, evitando ao máximo as interfaces desnecessárias, a correta integração com o ERP, automação e mesmo com os equipamentos (balanças, cancelas, displays, etc.) tem papel de grande importância na otimização do processo e diminuição do tempo do caminhão no terminal.
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