Dicas para Equipes em Home Office

O trabalho em home office tem características particulares e espero ajudar quem está começando ou não está satisfeito com o formato que usa. A Log.One tem colaboradores em home office pelo menos desde 2012, sendo que a equipe técnica está integralmente em home office a mais de ano. Essa semana nos tornamos 100% home office com o suporte, comercial, infraestrutura e administrativo também trabalhando de casa.

Apesar de sermos uma empresa de desenvolvimento de software, nossas atividades englobam também competências afins como suporte, treinamento e consultoria. Acredito que meus comentários são válidos para (pequenas) empresas de vários ramos. As ferramentas que vou citar são as que uso e são em geral de baixo custo, mas existem alternativas similares de outros fornecedores e todos têm algum nível de uso gratuito.

 

Regras de Home Office

É essencial que as regras de home office estejam bem delimitadas para não haver conflitos desnecessários. Nossas regras ficam num wiki dentro do OpenProject, como parte do guia do colaborador.
Segue trecho:
 

 

Infraestrutura

Nossos servidores estão todos na Amazon. Usamos principalmente os serviços EC2 e S3. EC2 para alguns servidores de aplicações, inclusive o OpenProject, e o S3 para backups e sincronismo/compartilhamento de arquivos. Além desses usamos outros serviços mais específicos do nosso trabalho como Codebuild, Codecommit e outros.

Uma coisa bem básica e útil é o uso do S3 para sincronismo de pastas, ou seja: pode-se configurar uma pasta do seu computador local para ser sincronizada com uma pasta na nuvem e com outros computadores, mantendo todos como mesmo conteúdo nessa pasta, o tempo todo. Google Drive, Microsoft OneDrive são serviços semelhantes com um bom nível de espaço gratuito. 

 

Comunicação

Usamos principalmente e-mail e Skype para nos comunicarmos no dia a dia. As regras para uso de cada ferramenta são:



Além de chat o Skype é usado para trocas de arquivos, audio/vídeo e compartilhamento de tela. Uma boa alternativa nessa parte de vídeo e compartilhamento é o Google Hangouts, principalmente para usos esporádicos (apresentações para prospects, por exemplo) onde basta enviar o link para o outro se conectar.

 O que realmente importa na comunicação online é que seja confortável e dê a sensação de presença, se você precisa de falar com fulano, ele está logo ali.
 
Usamos também a parte de wiki do OpenProject para regras, fluxos de processos, documentos gerais e outras informações permanentes e usamos grupos no Google Groups para envio de e-mails que sejam relevantes para a equipe técnica ou para a empresa inteira. O uso do Google Groups é interessante pois ele mantém essa comunicação da empresa com os colaboradores em formato fácil de ser pesquisado. Uma coisa muito importante: qualquer informação permanente deve ser colocada no wiki, e o e-mail vai somente notificando da existência ou alteração daquela informação.

Recentemente estudei algumas ferramentas de comunicação em fluxo e tópicos que estavam na moda mas descartei pois geram mais ruído e distração do que comunicação de verdade.

 

Gestão de tarefas

Na gestão de tarefas usamos o OpenProject. Existe uma versão Open Source e gratuita que pode ser instalada em servidor próprio ou pode-se contratar o SaaS. Usamos em servidor próprio atualmente só porque quando começamos a usar não havia o SaaS, e a migração agora demanda algum esforço...

Além da definição, atribuição e fluxo de tarefas o OpenProject tem também a parte de wiki, forum (que não usamos), backlog, gráfico de gantt e outras coisas interessantes nessa área. É uma ferramenta madura, atual e está em constante desenvolvimento. Recomendo fortemente para quem ainda não usa ou não está muito satisfeito com a ferramenta atual.